For et par uger siden talte jeg med en ven, der klagede over, at hun often bliver distraheret af nyhedsbreve og andre e-mails med lav prioritet.

Kender du den følelse?

Hvis ja, så kan du sandsynligvis have gavn af at tilføje filtre i dit e-mailprogram for at holde din indbakke fri for denne slags mails.

Nedenfor finder du 3 ideer til ting, du bør holde væk fra din indbakke.

Forstyrrelse #1: Nyhedsbreve

Nyhedsbreve er sjældent vigtige at læse med det samme.

Opret en mappe i dit mailprogram til nyhedsbreve. Opret derefter et filter for hvert nyhedsbrev, du er tilmeldt, så det automatisk bliver flyttet til denne mappe i stedet for at lande i indbakken.

Når du har gjort det, behøver du kun tjekke mappen en gang om dagen eller en gang om ugen for at skimme nyhedsbrevene igennem. Selv kigger jeg kun mappen med nyhedsbreve igennem hver 2-3 uge.

Er du bange for at gå glip af et godt tilbud? Så prøv en gang at overveje, hvor ofte du har fået et godt tilbud som det var tidskritisk at reagere på OG hvor ofte du har gjort brug af sådanne tilbud. Sammenlign det så med det totale antal nyhedsbreve, du har modtaget i løbet af årene. For ja, du risikerer fra tid til at anden at gå glip af et tilbud – men for de fleste er det en pris, der er værd at betale for til gengæld at have en ryddelig, stressfri indbakke.

Forstyrrelse #2: Notifikationer fra sociale netværk eller interne IT-systemer

Modtager du e-mails med notifikationer fra Facebook, Twitter, Pinterest, Flickr, LinkedIn, etc. i din indbakke? Eller modtager du e-mails med notifikationer fra interne IT-systemer som du sjældent behøver at reagere på med det samme (eller som du slet ikke behøver at læse), fx fra et CRM- eller et fejlrapporteringssystem?

Opret et filter, der flytter alle disse notifikationer til en separat mappe (du kan vælge at bruge den samme mappe, som du bruger til nyhedsbreve, hvis du synes).

Eller endnu bedre: Hvis der er nogle af notifikationerne, du aldrig nogensinde læser eller som du også får som push-beskeder på din telefon, så afmeld de pågældende e-mails eller opret et filter, der automatisk sletter dem.

Forstyrrelse #3: E-mails, du kun er CC på

Sætter dine kollegaer dig CC på alt for mange e-mails?

I så fald kan du med fordel oprette et filter, der flytter alle mails, hvor du ikke er i “Til”-feltet, til en separat mappen. Tjek mappen fra tid til anden, typisk en eller to gange om dagen eller et par gange om ugen. Men forsøg at gøre det så sjældent, du kan, så disse mails ikke tager for meget tid og opmærksomhed.

Og hvis dine kollegaer begynder at undre sig over, at du ikke længere læser eller svarer på CC e-mails lige så hurtigt som før (eller at du slet ikke svarer på dem længere), så forklar dem blidt, at du vil foretrække, at de sætter dig på i Til-feltet, hvis der er nogle ting, du skal svare på i deres e-mails eller hvis der er opgaver, du skal udføre.

Bonustip til at implementere de nye vaner

Der er to vigtige ting, du skal være opmærksomme på, hvis du beslutter dig for at oprette sådanne filtre.

For det første kan det være, at du skal oprette en reminder på din to do-liste om, at du skal huske at tjekke folderne (reminderen kan med fordel sættes til at blive gentaget hver så ofte, som du ønsker at tjekke folderne).

For det andet, så vil jeg anbefale, at du forsøger ikke at tjekke folderne alt for ofte, mens du arbejder på at opbygge de nye vaner. For hvis du er, som folk er flest, så vil du være fristet til at tjekke folderne hele tiden i begyndelsen. Og det er helt naturligt! Mange mennesker er på det nærmeste afhængige af e-mail, og din hjerne vil være bange for at gå glip af noget. Men gør dit bedste for at modstå disse impulser og at holde dig til de intervaller, du på forhånd har besluttet dig for. Med tiden vil du normalt opleve, at det bliver nemmere ikke at gå i panik og at det bliver nemmere at tage kontrol over dit liv og kun tjekke folderne, når du har besluttet dig for at gøre det.

Eksperimentér! Leg med det! Og nyd din ryddelige indbakke!

PS: Det kan være, at du også får andre typer e-mail, som det kan give mening at oprette filtre for. I så fald skal du selvfølgelig ikke tøve med at gøre det!