Er du en af dem, der har et uoverskueligt antal ubesvarede mails?
Hober dine mails sig op i større og større dynger i din indbakke?
Føler du dig tynget ned af mængden af mails, du er bagud med?

I så fald har jeg 3 teknikker, jeg vil anbefale:

Teknik #1: Øv dig i at tage stilling første gang, du ser på en mail.

• Hvis du kan læse mailen på mindre end 2 minutter og så arkivere eller slette den – så gør det! Så er den ude af verden.
• Hvis du skal svare på mailen og/eller gøre noget, og det tager mindre end 2 minutter – så gør det!
• Hvis du skal gøre noget, men ikke kan gøre det på 2 minutter, så beslut hvad du skal gøre og hvornår. Og skriv det så på din to do-liste eller læg det i din kalender.

Bonustip: Hvis du med det samme ved, at du ALDRIG får kigget på en mail eller svaret på den (selv om du egentlig gerne ville), så tag en dyb indånding og slet eller arkiver den med det samme. I stedet for at have den hængende som en dårlig samvittighed i ugevis eller månedsvis – for så blot til den tid at måtte erkende, at du nok aldrig får set på den. Du kan spare dig selv for mange sorger ved at træffe denne beslutning med det samme.

Teknik #2: Lav standardsvar

Hvis du ofte skriver de samme svar (eller næsten de samme svar) gang på gang, så kan du med fordel oprette standardsvar. På den måde slipper du for at skrive de samme ting igen og igen – eller at bruge tid på at finde gamle mails med dine svar og copy/paste fra dem.

En nem måde at gøre det på er at bruge “Quick Steps”. Det er forklaret i detaljer i følgende artikel (på engelsk):
Reply with a message template via Quick Steps

Og hvis Quick Steps ikke umiddelbart passer til dine behov, findes der en lang række andre måder at gøre det på. Følgende artikel giver et glimrende overblik (også på engelsk):
Working with message templates

Teknik #3: Skriv kortere svar

En god måde at spare tid på dine e-mails er at øve dig i at skrive kortere svar. Nogle gange er det tilstrækkeligt med et kort svar, fx:

• Ja.
• Nej.
• Jeg foretrækker løsning #2
• Gider du ringe?
• Jeg ringer til dig senere i dag.

Hvis du sparer 2-3 sætninger eller mere i bare halvdelen af de mails, du skriver, så sparer du nemt et sted mellem 15 og 30 minutter. hver dag. Det er bestemt værd at tage med!
P.S.: Vil du gerne have flere tip til effektive  mailvaner? Så meld dig til mit gratis webinar om mailvaner.