Klik her for at se arkivet med alle tidligere indlæg

Tager e-mails fokus og energi fra dine vigtigere opgaver?

Hvad laver du lige nu?

Sidder du med din indbakke åben? Eller har du lige læst en mail, der tikkede ind på din telefon?

Hvis du skal være helt ærlig, bruger du så for meget tid og energi på din e-mail?

Er der nogle dage, hvor e-mail fuldstændig har overtaget din arbejdsdag?

Er det en daglig kamp at forsøge at nå alle dine andre, vigtige opgaver? Og når du så endelig finder tid til dem, så er du så udmattet, at du ikke kan overskue dem? Eller du ender med at blive distraheret af nye mails, der tikker ind?

Sådan behøver det ikke være.

Men det kræver, at du begynder at tage kontrol over, hvornår og hvor ofte du tjekker e-mail. Continue reading Tager e-mails fokus og energi fra dine vigtigere opgaver?

Er du gået i stå med en uoverkommelig eller uoverskuelig opgave?

Hvis du er gået i stå med en opgave, så skyldes det meget ofte, at opgaven er uoverkommelig eller at den er uoverskuelig.

Det samme gælder, hvis du kredser om en opgave og ikke kan komme i gang med den.

Heldigvis findes der en meget effektiv strategi til at komme ud af starthullerne: Continue reading Er du gået i stå med en uoverkommelig eller uoverskuelig opgave?

Diskuterer du hele tiden med dig selv?

Er du typen, der dag ind og dag ud diskuterer en hel masse dagligdags beslutninger med dig selv? Uden rigtig at komme ud af stedet? Så vil du sandsynligvis kunne have gavn af de råd, jeg giver nedenfor.

Det kan fx være:

  • Hvornår eller hvor tit, du skal træne?
  • Om du skal sige ja eller nej til at tage med til et arrangement?
  • Om du har fortjent et stykke kage i dag?
  • Om det er OK at tage et ekstra glas vin til maden?
  • Om du skal skrive en blog post i dag eller i morgen?
  • Hvornår du skal sende det næste nyhedsbrev?
  • osv. osv.

Hvis du genkender denne type overvejelser, har du så prøvet at lægge mærke til, hvor meget tid og energi, du bruger på dem? Continue reading Diskuterer du hele tiden med dig selv?

Er du afhængig af liiiige at kigge på din mobil?

Er du blevet så afhængig af din mobiltelefon, at du hele tiden liiige skal kigge på den eller tjekke en app eller læse nyheder eller …? Så er det måske på tide med en kold tyrker.

Forleden skulle jeg spise frokost med en ven. Jeg var lidt tidligt på den, så jeg benyttede lejligheden til liiiige at sende et par SMS’er og var midt i at skrive en SMS, da hun kom ud af døren med sin mobiltelefon i den ene hånd. Hun havde nemlig lige været ved at skrive et par SMS’er, mens hun gik hen for at møde mig.

Lidt senere fortalte hun, at hun lige for tiden nærmest er afhængig af at kigge på sin telefon. Der går næsten ikke et øjeblik uden at hun liiiiige skal se, om der er kommet nogle beskeder eller notifikationer eller mails.

Og jeg ved lige præcis, hvad hun taler om. For de seneste måneder er jeg gået fra have en virkelig god disciplin ifht. min smartphone til at være fuldstændig afhængig. Den er blevet mit tidsfordriv, min sutteklud, min overspringshandling – ud over at jeg en sjælden gang bruger den som det fantastiske kommunikationsværktøj og arbejdsredskab, som den også er. Jeg er simpelthen røget tilbage i et gammelt mønster, hvor jeg – ligesom min ven – er afhængig af konstant at kigge på telefonen.

Det må høre op!

Jeg vil ikke være en slave af min telefon eller af min hjernes afhængighed af hele tiden at blive stimuleret og distraheret.

 

Men hvad gør du så, hvis du er blevet afhængig?

Mit bedste råd er at tage en kold tyrker. Lige her og nu.

 

Metode #1: Sæt telefonen på flytilstand

Den hurtigste og mest effektive måde at stoppe din afhængighed på er at sætte telefonen på flytilstand. Bare i en halv time eller en time.

Fordelen ved denne metode er, at den kan fungere som en øjenåbner, der for alvor viser dig, hvor afhængig, du er. Typisk vil du nemlig opleve, at du bliver ved med at tage fat på telefonen og kigge på skærmen… for så at indse, at den står på flytilstand og at der derfor absolut intet er sket siden sidst. Og ikke kommer til at ske noget, før du selv vælger at slå flytilstand fra igen.

Formålet med metoden er at omprogrammere din hjerne, så den ikke hele tiden giver dig impulser til at se på telefonen. Jo flere gange du fanger dig selv i at kigge på telefonen, mens den står på flytilstand, jo mere bliver du opmærksom på dine impulser – og kan begynde at øve dig i ikke at give efter for dem og lade telefonen ligge på bordet eller i lommen.

Brug metoden en eller flere gange om dagen. Så tit, som du har brug for.

En bonus ved denne metode er, at den kan hjælpe dig med at opnå arbejdsro. Det kan føles grænseoverskridende, men det er altså helt OK ikke at være til rådighed på sin telefon hele tiden.

 

Metode #2: Læg telefonen væk

En lidt blidere variant er at lægge telefonen væk. Fx lægge den ned i en skuffe eller taske eller hen i den anden ende af rummet. Sørg for, at den er ude af rækkevidde og at du ikke kan se, når skærmen lyser op med nye beskeder. Sæt også meget gerne telefonen på lydløs, så du ikke bliver fristet til at løbe hen til den, hvis den siger pling.

Denne øvelse vil også gøre det meget tydeligt for dig, hvor ofte du liiiige griber ud efter din telefon uden at være klar over det. Og jo mere du bliver opmærksom på det, jo nemmere vil det med tiden blive ikke at give efter for impulsen – selv når telefonen er inden for rækkevidde.

 

Mens jeg sidder og skriver dette blogindlæg har jeg haft min telefon liggende i lommen. Og mens jeg har siddet og skrevet, har jeg mindst 15 gange haft en MEGET stærk trang til liiige at tjekke telefonen. Og det til trods for, at den ikke står på lydløs – så hvis der kom en SMS eller et opkald, så ville jeg have hørt det.

Har jeg så givet efter for trangen til liiiige at tjekke? Nej!

I stedet har jeg brugt hver eneste impuls til at tjekke som en lille reminder om, hvorfor det lige præcis er dette emne, jeg har valgt at skrive om i dag. Og lige om lidt (når jeg har trykket ”publicer”), så tror jeg, at jeg sætter den på flytilstand. For det er mig, der bestemmer i mit liv, og jeg vil ikke være en slave af min telefon eller bruge mine mest produktive timer på dagen til at læse nyheder og sociale medier.

 

PS: Er du afhængig af din telefon og har du ikke held med ovenstående metoder? Så send mig en e-mail og fortæl om dine udfordringer. Som et gratis sommerferietilbud vil jeg gerne hjælpe dig med at få vendt skuden, så du bliver mindre afhængig af hele tiden liiiige at tjekke.

Flere tip til at lave tjeklister og procedurebeskrivelser

Billede af notesbog m. tjekliste

I mit forrige blogindlæg gav jeg 10 gode grunde til at bruge tjeklister og procedurebeskrivelser.

Dagens indlæg bygger videre på emnet og forklarer, hvornår det kan betale sig at lave tjeklister/procedurebeskrivelser – og giver en række eksempler på mine egne tjeklister og procedurebeskrivelser.

Hvornår kan det betale sig at lave en tjekliste/procedurebeskrivelse for en opgave?

Brug følgende tjekliste, når du skal finde ud af, hvilke af dine opgaver, det kan betale at lave tjeklister eller procedurebeskrivelser for:

  • Hyppighed: Udfører du opgaven så tilpas sjældent, at du har svært ved at huske, hvordan det nu lige er, du gør det?
  • Sværhedsgrad: Er opgaven svær at udføre korrekt? Er du tilbøjelig til at lave fejl undervejs?
  • Kompleksitet: Har opgaven så mange trin, at du har svært ved at huske dem alle? Glemmer du tit nogle af dem?Eller skal de udføres i en helt specifik rækkefølge?
  • Har fejl i udførelsen alvorlige konsekvenser?
  • Skal opgaven på sigt uddelegeres?

Hvis du har svaret JA til mindst et af ovenstående udsagn, så kan du med fordel lave en tjekliste eller en procedurebeskrivelse for den pågældende opgave.

Eksempler på nogle af mine egne tjeklister og procedurebeskrivelser

Lige siden jeg startede som selvstændig, har jeg været flittig til at oprette tjeklister og procedurebeskrivelser, når jeg syntes, det gav mening.

Her er nogle eksempler fra mit firma, som du kan bruge til inspiration:

  • En tjekliste for administrationsopgaver, der skal udføres hver uge
  • En procedurebeskrivelse af, hvordan jeg opretter nye kunder og varer i mit bogføringsprogram, udsender fakturaer og hvordan jeg bogfører indbetalinger fra kunder
  • En beskrivelse af, hvordan jeg samler og organiserer alle andre bilag, før jeg giver dem til min bogholder
  • En tjekliste til at skrive og udsende mine nyhedsbreve
  • En tjekliste til ting, jeg skal huske at gøre før/under/efter at jeg afholder workshops
  • En procedurebeskrivelse til at planlægge, annoncere og afholde fyraftensarrangementer
  • En række procedurebeskrivelser relateret til mit website. Fx hvordan jeg skalerer og tilpasser billederne på siden med referencer, og hvordan jeg gendanner sitet fra den ugentlige backup (hvilket jeg håber aldrig bliver relevant, men det var godt at få beskrevet, for det er ikke helt ukompliceret).
  • En tjekliste, som jeg bruger når jeg laver indlæg til KRÆS bloggen

Disse tjeklister og procedurebeskrivelser har reddet mig mere end én gang, hvor jeg ikke lige kunne huske, hvordan jeg skulle udføre en bestemt type opgave.

Tjeklister kan ændre din opfattelse af opgaverner

Desuden har det haft en anden interessant sidegevinst for mig at lave tjeklister. Da jeg overvejede at starte som selvstændig forestillede jeg mig, at udførelse af administrationsopgaver ville være et nødvendigt onde.

Men administrationsopgaverne er blevet noget, jeg er kommet til at holde af og ligefrem ser frem til at lave. Dels fordi jeg har sat tid af til at gøre det på en fast ugedag, så det kommer ikke til at fylde for meget i løbet af ugen. Dels fordi jeg har lavet en detaljeret beskrivelse af, præcis hvilke opgaver jeg skal udføre hver uge (kombineret med et system til at holde styr på emails, regninger osv. som skal håndteres). Så jeg ved præcis, hvad jeg skal gøre, og jeg er ikke bange for at lave fejl eller glemme noget. Og det gør alt sammen, at jeg føler mig professionel og at jeg føler, at jeg får udrettet en masse på kort tid.

Så jeg kan kun gentage min opfordring: Hvis du ikke allerede laver tjeklister, så vil jeg kraftigt opfordre dig til at begynde at gøre det.

God fornøjelse!

10 gode grunde til at bruge tjeklister og procedurebeskrivelser

Billede af notesbog m. tjekliste

Bruger du tjeklister og/eller procedurebeskrivelser, når du skal udføre dine arbejdsopgaver?

Hvis ikke, så vil jeg kraftigt opfordre dig til at overveje, om du kunne have gavn af det.

10 gode grunde til at bruge tjeklister og procedurebeskrivelser:

  1. Du får det ud af hovedet! Når du beskrive dine processer, behøver du ikke gå rundt og huske dem i hovedet. Det kan aflaste din hukommelse.
  2. Du sparer tid. Du vil tit opleve, at du kan udføre dine opgaver hurtigere, når du har beskrevet præcis, hvad du skal gøre. Især hvis der går lang tid mellem at du skal udføre den pågældende opgave.
  3. Skræmmende opgaver bliver tit lidt mindre skræmmende, når du får beskrevet, præcis hvad du skal gøre. Det gælder især for svære eller komplekse opgaver, hvor du ellers nemt kunne glemme nogle vigtige trin undervejs.
  4. Du vil typisk opleve mindre frygt, når du skal udføre opgaver, som ikke kan fortrydes eller hvor fejl har store konsekvenser. Det kan fx være hvis du skal udsende et nyhedsbrev eller hvis du skal sende et katalog til trykning.
  5. Du laver færre fejl, når du trin-for-trin har beskrevet, hvordan du skal udføre en opgave, og alle de ting, du skal tjekke undervejs.
  6. Det bliver nemmere at lære af dine fejl. Hvis du alligevel laver en fejl eller der opstår et problem undervejs, så brug lidt tid på at overveje, hvordan du kan udbygge eller ændre din tjekliste eller procedurebeskrivelse for at forhindre, at det sker igen en anden gang.
  7. Du øger kvaliteten af dit arbejde. Når du laver færre fejl og når du ved præcis, hvordan dine opgaver skal udføres, medfører det i de fleste tilfælde, at du leverer arbejde af højere kvalitet.
  8. Andre vil tit opleve dig som mere professionel når du laver færre fejl og levere højere kvalitet.
  9. Det kan være med til at øge din selvtillid når du ved, at du har fuldstændig styr på, hvordan dine opgaver skal udføres.
  10. Du får nemmere ved at uddelegere. Når du har dokumenteret, hvordan du udfører en bestemt opgave, bliver det nemmere for dig at uddelegere opgaven til andre.

Sådan kommer du i gang med at lave tjeklister

Du kan sagtens starte med at lave én tjekliste eller én procedurebeskrivelse i dag. Det behøver ikke være et valg mellem alt eller intet! Du kan sagtens starte i det små. Og så langsomt øge antallet hen over tid i takt med at du udfører de forskellige typer opgaver, som du gerne vil have procedurebeskrivelser for.

Hvis du fx udsender nyhedsbreve, så vil det være oplagt, at du tager dig lidt ekstra tid til at skrive en procedurebeskrivelse eller lave en tjekliste, næste gang du sidder med et nyhedsbrev.

Sådan gør du: 

  • Skriv de overordnede trin ned, så du er sikker på at få alle detaljerne med. Du kan med fordel skrive det første udkast sideløbende med, at du udfører opgaven.
  • Beskriv undervejs alle de små og store ting, du skal gøre eller tjekke, når du udfører opgaven. Det kan fx være at sørge for at indholdet er godkendt, tjekke formatteringen, tjekke at alle links virker, osv. osv.
  • Det er også en god idé at skrive små noter til dig selv. Fx noter om, at I bruger H2 tags til underoverskrifter, at billeder skal være 250 pixels brede og have en venstremargin på 10 pixels, osv. osv.
  • Gem tjeklisten et sted, hvor du kan finde den igen (og med et beskrivende navn).

Lad være med at bruge alt for meget tid på tjeklisten eller procedurebeskrivelsen den første gang. Den behøver ikke være perfekt eller 100% komplet. Sørg blot for at få de vigtigste ting med. Du kan altid udvide og revidere tjeklisten løbende i takt med at du finder ekstra ting, der skal på listen – fx hvis der skete en fejl eller opstod et problem, som du kan forhindre i at opstå igen ved at tilføje et ekstra punkt på tjeklisten.

To afsluttende råd:

  • Husk at bruge tjeklisten/procedurebeskrivelsen fremover, når du skal udføre den pågældende opgave.
  • Husk at opdatere listen, hvis du finder ud af at der mangler noget på den eller ikke længere er aktuelt.

God fornøjelse!

PS: Hvis du kunne lide dette indlæg, så sørg for at læse opfølgningen, hvor jeg giver flere tip til at lave tjeklister og procedurebeskrivelser.

Nyt indlæg på KRÆS bloggen: 2 tip til at minimere forstyrrelser fra e-mail

Det er med glæde og stolthed, at jeg kan annoncere, at jeg nu også blogger på KRÆS bloggen og at mit første indlæg blev publiceret i går:
http://kraes.e-conomic.dk/2-tip-til-minimere-forstyrrelser-fra-e-mail/

KRÆS bloggen har som mål at give selvstændige erhvervsdrivende rådgivning, inspiration og støtte. Bloggen drives af e-conomic, som laver et fantastisk online regnskabsprogram (jeg er en glad kunde hos dem, men får hverken penge for at blogge eller promovere dem, så du behøver ikke være bekymret for, at der er tale om skjult reklame…)

Husker du at holde pauser?

Hvis du gerne vil være mere effektiv og have mere overskud, så skal du overveje, om du holder nok pauser.

  • Er du træt og uoplagt?
  • Synes du ikke, at du får nok fra hånden?
  • Laver du overspringshandlinger?
  • Er dit humør dårligt?
  • Kan du ikke tage dig sammen til at arbejde på dine vigtigste opgaver?
  • Har du svært ved at træffe beslutninger?
  • Føler du dig ufokuseret?
  • Drikker du for meget kaffe eller spiser for mange snacks?
  • Tjekker du konstant e-mail eller sociale medier?
  • Er du mentalt gået i stå og løbet tør for gode idéer?

Alle de ovennævnte symptomer kan meget vel skyldes, at du ikke får holdt tilstrækkeligt med pauser i løbet af dagen.

Hvis du ikke holder pauser, så går det nemlig ud over din motivation, din beslutningskraft, din viljestyrke og din evne til at fokusere og til at få tingene gjort.

Continue reading Husker du at holde pauser?