Klik her for at se arkivet med alle tidligere indlæg

Fredagssjov

Fredagssjov: 5 tip til at distrahere dig selv

Fredagssjov - 5 tip til at distrahere dig selv

I disse fortravlede tider, hvor vi har computere, smartphones, åbne kontorlandskaber og sociale netværk, har de fleste mennesker ret nemt ved at distrahere sig selv.

Men du kan med garanti godt blive bedre til at distrahere dig selv, hvis du gør dig lidt umage.

Har du svært ved at se, hvor du skal starte? Fortvivl ikke. Nedenfor har jeg samlet mine 5 bedste tip til hurtigst og mest effektivt at blive endnu bedre til at distrahere dig selv. Ganske gratis. Til fri afbenyttelse.

Tip #1: Slå så mange notifikationer til som overhovedet muligt

Den hurtigste genvej til flere distraktioner er at slå så mange notifikationer til som overhovedet muligt.

Hver gang du installerer en ny app på din telefon, skal du acceptere, at den sender dig push-beskeder og viser notifikationer. Du kan med fordel også gennemgå listen over allerede installerede apps og sørge for, at de kan sende dig push-beskeder og at notifikationer vises som beskeder på skærmen, som du aktivt skal klikke væk.

På din computer skal du sørge for at den afspiller en lyd, viser et mail-ikon og viser en popup-besked, hver gang du får en mail. Sørg også for at have faner med alle dine sociale netværk åbne i din browser og jævnligt at tjekke, om der er kommet nye notifikationer. Desuden skal du sørge for at Skype, Lync, m.m. er konfigureret, så du får så mange lyde og popup-beskeder, som muligt.

Bonus-tip: Sørg for at din telefon er sat op til at hente mails og at de bliver ”pushet” til din telefon. På den måde er du sikker på at blive distraheret hver eneste gang, du modtager en e-mail.

Tip #2: Sørg for at din telefon ikke står på lydløs

Hvis din telefon står på lydløs, så bliver du kun forstyrret, når du husker at kigge på din telefon. Men du får ikke fuld glæde af at have slået så mange notifikationer som muligt til. Det kan du gøre bedre!

Continue reading Fredagssjov: 5 tip til at distrahere dig selv →

Uncategorized

Sådan går du offline i Thunderbird

Hvis du har fulgt mig et stykke tid, vil du vide, at en af mine kæpheste er at lære folk, hvordan de sætter deres e-mailprogram offline. Det er en fantastisk mailvane, hvis du savner ro og fokus.

Sådan sætter du Thunderbird offline
Hvis du anvender Mozilla Thunderbird som mailprogram, så er der to måder at sætte programmet offline på:

  1. I menuen “Filer” kan du vælge Offline > Arbejd offline
  2. Alternativt kan du klikke på det lille ikon af to computere i nederste, venstre hjørne af Thunderbird vinduet: Thunderbird offline ikon

Continue reading Sådan går du offline i Thunderbird →

Effektivitet, Software, Tips & tricks

Hvordan en password manager uventet gjorde mig mere effektiv

Kan en password manager gøre dig mere effektiv? Det skulle man ikke umiddelbart tro… Men efter i et par måneder at have brugt sådan et stykke software, så må jeg sige, at det om ikke andet føles mere effektivt.

Men først en kort intro for dem af jer, der ikke ved, hvad en password manager er: En password manager er et stykke software, som holder styr på alle dine forskellige passwords. Du bruger så ét “master” password  til at tilgå softwaren – men skal ikke selv huske alle de forskellige passwords. Desuden kan den generere tilfældige passwords som er helt tilfældige (og så godt som umulige at huske). Den store fordel er, at du med sådan et stykke software med ro i sindet kan bruge forskellige passwords på alle de websites, hvor du er oprettet som bruger – og at du kan bruge passwords, som er svære at huske (fordi du ikke selv behøver at huske dem).

Men hvordan gør det dig mere effektiv?  Continue reading Hvordan en password manager uventet gjorde mig mere effektiv →

Emailvaner, Gmail, Offline, Software, Tips & tricks

Sådan går du offline i gmail vha. “Inbox Pause”

Føler du dig overvældet over den konstante strøm af nye emails i din indbakke? Bliver du nemt distraheret og mister dit fokus?

Hvis du bruger gmail, så vil jeg anbefale, at du prøver Inbox Pause. Det er en udvidelse til gmail, der kan hjælpe dig med at få kontrol over din indbakke.

Jeg har i lang tid været en stor fan af “Offline”-funktionen i Outlook. Offline-funktionen i Outlook lader dig kontrollere, hvornår du ønsker at nye emails skal dukke op i din indbakke – og hvornår du har brug for fred og ro. Det smarte er, at du stadig kan arbejde med de emails, du allerede har modtaget, og at du kan skrive nye emails mens Outlook er sat til offline-tilstand. Og når du er klar til det, kan du sætte Outlook tilbage i online-tilstand og lade programmet hente nye mails. At arbejde på denne måde gør det meget nemmere at fokusere på opgaverne, du er i gang med, og reducerer antallet af distraktioner.

Men nu om dage er jeg selvstændig og for tiden bruger jeg gmail som min email-klient. Og jeg kunne ikke finde en måde at sætte gmail offline, som virkede ordentligt for mig.

Taaaadaaaa – Inbox Pause er blevet min redning! Og det bedste er, at det er gratis.  Continue reading Sådan går du offline i gmail vha. “Inbox Pause” →

Impulsivitet

Hvordan modstår du at handle på impulser?

Det lyder måske kedeligt, men hvis du gerne vil være mere effektiv, så er det essentielt, at du lærer ikke altid at handle på dine impulser.

Som så mange andre ting i livet kræver det øvelse, beslutsomhed og selvindsigt. Men over tid kan du lære at blive ved den opgave, du er i gang med, bare en lille smule længere. Og du kan lære, hvordan du udfører de vigtigste ting på din to do-liste (i modsætning til fx at starte med de sjoveste eller nemmeste opgaver). Hvis du lærer at modstå dine impulser, vil det desuden hjælpe dig med at undgå overspringshandlinger, og det kan hjælpe dig til at være mere fokuseret, når du har brug for det.

Men misforstå mig ikke: Jeg siger ikke, at livet skal være kedeligt eller at du aldrig skal handle på dine impulser. For i visse situationer er det afgjort en fordel at være impulsiv og at opnå en tilstand af flow.

Tricket er at opnå en balance, hvor du er i kontrol over dit liv og hvor DU beslutter, hvornår du ønsker at følge dine impulser og hvornår du ønsker at arbejde målrettet og fokuseret.

Så hvordan kan du træne denne evne? Continue reading Hvordan modstår du at handle på impulser? →

Effektivitet, Emailvaner, Tips & tricks

3 ideer til ting, du bør holde væk fra din indbakke ved hjælp af e-mail filtre

For et par uger siden talte jeg med en ven, der klagede over, at hun often bliver distraheret af nyhedsbreve og andre e-mails med lav prioritet.

Kender du den følelse?

Hvis ja, så kan du sandsynligvis have gavn af at tilføje filtre i dit e-mailprogram for at holde din indbakke fri for denne slags mails.

Nedenfor finder du 3 ideer til ting, du bør holde væk fra din indbakke. Continue reading 3 ideer til ting, du bør holde væk fra din indbakke ved hjælp af e-mail filtre →

Effektivitet, Impulsivitet, Observationer

Kan det at skade din effektivitet, at du er hjælpsom?

Det korte svar er: JA!

Hvis du konstant hjælper andre folk, eller hvis du konstant lader andres behov og ønsker styre, hvad du laver, så risikerer du:

  • At du ikke får gjort de ting, du havde planlagt.
  • At du kommer bagud med dine vigtigste opgaver og projekter.
  • At du måske går rundt og føler dig irriteret eller frustreret, fordi du sætter dig selv og dine egne prioriteter til side.

Betyder det så, at du aldrig skal give en hjælpende hånd til kollegaer, venner, familie eller måske endda fremmede?
Nej, ikke nødvendigvis.  Continue reading Kan det at skade din effektivitet, at du er hjælpsom? →

Effektivitet, Få tingene gjort, Prioritering, To do-liste

Sådan hjælper prioritering og estimering dig med at udrette mere

Jeg går næsten ud fra, at det ikke er første gang, at du får at vide, at det er vigtigt at prioritere og estimere.

Der er adskillige grunde til, at det er en god idé at prioritere og estimere:

  • Når du prioriterer dine opgaver, gør du dig det klart, hvad der er vigtigt og mindre vigtigt. Og dermed sætter du dig selv i stand til at arbejde på de vigtigste ting først.
  • Når du prioritererdine opgaver, går det nogle gange op for dig, at der er nogle opgaver, der slet ikke er vigtige (som du så kan fjerne fra din liste).
  • Når du estimerer, giver du dig selv en chance for at foretage et realitetstjek og vurdere, om dine planer er realistiske. Har du nok tid til at udføre de opgaver, du har planlagt?

Men du kan også opleve en anden gevinst, hvis du anvender disse teknikker.

Når du prioriterer og estimerer og bruger denne viden til at fjerne alle de opgaver fra din to do-liste, som enten ikke er vigtige eller som du ikke har tid til at gøre i dag, så vil du tit opleve, at du formår at udrette meget mere – og at du vil være i stand til at afslutte flere af de resterende opgaver på din to do-liste, end hvis du havde beholdt alle opgaverne på den.

Hvordan kan det være? Continue reading Sådan hjælper prioritering og estimering dig med at udrette mere →

Observationer

Overser du de simple løsninger?

Nogle gange betaler det sig at stoppe op og overveje, om du anskuer den opgave, du i øjeblikket arbejder på, fra den rigtige vinkel. Desuden er det være en god idé at overveje, om der findes alternative måder at nå frem til dit mål end den sti, du i øjeblikket befinder dig på.

Lad mig illustrere dette med et eksempel, som jeg selv oplevede for kort tid siden.

Jeg skulle sende en email til en klient med en vedhæftet fil, der indeholdt en øvelse.

Nem opgave, ikke sandt? Problemet var bare, at jeg meget hurtigt kørte fast, da jeg åbnede dokumentet med øvelsen for at konvertere den til et PDF-dokument. Jeg havde nemlig modtaget øvelsen fra en anden person (og fået hendes tilladelse til at dele den med andre), og dokumentet indeholdt en figur som så fuldstændig forkert ud på min computer. Problemerne opstod fordi jeg for tiden bruger en Mac med LibreOffice installeret, mens dokumentet oprindeligt var lavet i Microsoft Office.

Hvad stiller man så op?? Continue reading Overser du de simple løsninger? →

Effektivitet, Observationer

Haster det her virkelig lige så meget, som du tror?

Nu om dage har jeg et velfungerende system til at holde styr på alle mine opgaver og projekter.

For tre år siden var det overhovedet ikke tilfældet i samme udstrækning.

Det blev jeg mindet om i dag, da jeg ryddede op i nogle bunker med gamle papirer, som havde ligget og samlet støv i adskillige år (og som to gange undervejs var blevet flyttet med til et nyt skrivebord på min arbejdsplads, hvor jeg uden at kigge på bunkerne havde flyttet dem til et nyt skab).

Men i dag besluttede jeg én gang for alle at blive disse papirer kvit. Og det var en virkelig interessant oplevelse. For det gik op for mig, mens jeg kiggede papirerne igennem, at en stor del af de ting, der virkede vigtige på daværende tidspunkt, hvor jeg lagde papirerne i bunkerne, i bagklogskabens klare lys endte med slet ikke at være så kritiske eller vigtige, som jeg troede.

For eksempel fandt jeg en gammel to do-liste med følgende tre kolonner: “Haster”, “Vigtigt” og “Nice-to-have”. I kolonnen med “Haster” stod der en håndfuld opgaver, som aldrig var blevet udført.

Betød det, at jeg gik  i panik!!!!???

Nej, overhovedet ikke. For set i bakspejlet stod det lysende klart for mig, at der ikke var en eneste af tingene i “Haster”-kolonnen som i det lange løb viste sig at være kritiske. Efter et hurtigt kig ned over punkterne kunne jeg med sindsro folde papiret sammen og smide det ud – uden at gøre en eneste af tingene på listen.

Det var en virkelig tankevækkende episode.

Jeg indså nemlig, at jeg der er to moraler, jeg kan lære af denne oplevelse:

  1. De færreste ting er så kritiske eller haster så meget, som du tror i det øjeblik, de opstår eller først lander på dit bord. Tiden vil sætte tingene i deres rette perspektiv.
  2. Du har brug for et velfungerende system! For hvad ville der være sket, hvis en eller flere af tingene rent faktisk havde vist sig at være kritiske eller at haste? Så ville det være ret pinligt først at (gen)opdage dem efter 3 år… Det ville ikke leve op til mine egne standarder. Og det er derfor rigtig rart at vide, at jeg med sikkerhed ved, at det ikke ville ske i dag takket være de systemer, jeg nu om dage anvender.