Er du en af dem, der har et uoverskueligt antal ubesvarede mails?
Hober dine mails sig op i større og større dynger i din indbakke?
Føler du dig tynget ned af mængden af mails, du er bagud med?
I så fald har jeg 3 teknikker, jeg vil anbefale: Continue reading 3 teknikker til at undgå at blive tynget ned af mængden af ubesvarede mails
For nogle uger siden snakkede jeg med en potentiel kunde, der undervejs i samtalen nævnte, at han ofte oplever at hans kollegaer svarer for hurtigt på e-mail.
Og jeg er helt enig med ham: Der er masser af mennesker, som svarer for hurtigt på deres e-mails.
Hvis du er en af dem, der svarer for hurtigt, så vil jeg opfordre dig til at holde op!
Ikke med at svare på e-mails, men med at svare for hurtigt.
Men det kræver vist en uddybning og nogle præciseringer…
Dit første spørgsmål er sikkert: Hvad mener jeg med ”for hurtigt”? Hvordan kan det lade sig gøre at svare for hurtigt?? Er det ikke snarere en positiv ting, at svare på e-mails med det samme??
Det korte svar er: Det afhænger af, hvad du ellers sidder med.
Hvis du sidder med en vigtig opgave, så skal du lade være med at svare på mindre vigtige mails. Hvis du gør det, så går det ud over dit fokus og din koncentration, dvs. at det går ud over din evne til at få løst de vigtigere opgave hurtigt, effektivt og med god kvalitet.
Endnu bedre er det, hvis du helt lader være med at tjekke din mail, indtil du har en naturlig pause i arbejdet eller er færdig med de vigtigere opgaver.
Det kan godt være, at du tror, at du kan holde mange bolde i luften og at du føler dig handlekraftig, når du lynhurtigt får mails besvaret og ud af verden. Jeg skal være den første til at indrømme, at det kan være en fantastisk følelse. Men i mange situationer går det ud over din evne til at arbejde målrettet på dine vigtigere opgaver. Så du skal spørge dig selv, om din tilsyneladende handlekraft virkelig er dét værd – eller om det ville være bedre at få taget et godt ryk på de vigtigste opgaver og så tjekke mail senere.
Desuden: Hvis du venter med at svare, så vil du jævnligt opleve, at situationen løser sig selv.
Hvornår skal du lade være med at svare med det samme på mindre vigtige mails?
Hvornår er det OK at svare på mindre vigtige mails?
Hvad kan du gøre for at ændre dette mønster?
God arbejdslyst – forhåbentlig med mere ro og fokus end tidligere…
Dagens blog post er henvendt til Mac-brugere og handler om den såkaldte Spotlight søgefunktion, der er indbygget i Mac OS.
Det er nemlig gået op for mig, at en del Mac-brugere udmærket kender søgefunktionen, men at de ikke altid har opdaget, at den dels kan spare tid og klik og at den desuden kan bruges til meget andet end at søge efter filer på computeren. Og det synes jeg virkelig, er en skam.
Så her følger 6 tip til, hvordan du kan få mere ud af Spotlight søgning. Continue reading Spar tid med disse 6 tip til Spotlight søgning på din Mac
Synes du, at din to do-liste er uoverskuelig?
I så fald er du ikke alene.
Men har du tænkt over, hvorfor det forholder sig sådan?
Meget ofte skyldes det, at din to do-liste består af én lang liste, der bare fortsætter og fortsætter i én uendelighed.
Nedenfor får du et simpelt tricks til at gøre din to do-liste mere overskuelig. Continue reading Et simpelt trick til en mere overskuelig to do-liste
Hvis du er gået i stå med en opgave, så skyldes det meget ofte, at opgaven er uoverkommelig eller at den er uoverskuelig.
Det samme gælder, hvis du kredser om en opgave og ikke kan komme i gang med den.
Heldigvis findes der en meget effektiv strategi til at komme ud af starthullerne: Continue reading Er du gået i stå med en uoverkommelig eller uoverskuelig opgave?
Er du typen, der dag ind og dag ud diskuterer en hel masse dagligdags beslutninger med dig selv? Uden rigtig at komme ud af stedet? Så vil du sandsynligvis kunne have gavn af de råd, jeg giver nedenfor.
Det kan fx være:
Hvis du genkender denne type overvejelser, har du så prøvet at lægge mærke til, hvor meget tid og energi, du bruger på dem? Continue reading Diskuterer du hele tiden med dig selv?
I mit forrige blogindlæg gav jeg 10 gode grunde til at bruge tjeklister og procedurebeskrivelser.
Dagens indlæg bygger videre på emnet og forklarer, hvornår det kan betale sig at lave tjeklister/procedurebeskrivelser – og giver en række eksempler på mine egne tjeklister og procedurebeskrivelser.
Brug følgende tjekliste, når du skal finde ud af, hvilke af dine opgaver, det kan betale at lave tjeklister eller procedurebeskrivelser for:
Hvis du har svaret JA til mindst et af ovenstående udsagn, så kan du med fordel lave en tjekliste eller en procedurebeskrivelse for den pågældende opgave.
Lige siden jeg startede som selvstændig, har jeg været flittig til at oprette tjeklister og procedurebeskrivelser, når jeg syntes, det gav mening.
Her er nogle eksempler fra mit firma, som du kan bruge til inspiration:
Disse tjeklister og procedurebeskrivelser har reddet mig mere end én gang, hvor jeg ikke lige kunne huske, hvordan jeg skulle udføre en bestemt type opgave.
Desuden har det haft en anden interessant sidegevinst for mig at lave tjeklister. Da jeg overvejede at starte som selvstændig forestillede jeg mig, at udførelse af administrationsopgaver ville være et nødvendigt onde.
Men administrationsopgaverne er blevet noget, jeg er kommet til at holde af og ligefrem ser frem til at lave. Dels fordi jeg har sat tid af til at gøre det på en fast ugedag, så det kommer ikke til at fylde for meget i løbet af ugen. Dels fordi jeg har lavet en detaljeret beskrivelse af, præcis hvilke opgaver jeg skal udføre hver uge (kombineret med et system til at holde styr på emails, regninger osv. som skal håndteres). Så jeg ved præcis, hvad jeg skal gøre, og jeg er ikke bange for at lave fejl eller glemme noget. Og det gør alt sammen, at jeg føler mig professionel og at jeg føler, at jeg får udrettet en masse på kort tid.
Så jeg kan kun gentage min opfordring: Hvis du ikke allerede laver tjeklister, så vil jeg kraftigt opfordre dig til at begynde at gøre det.
God fornøjelse!
Bruger du tjeklister og/eller procedurebeskrivelser, når du skal udføre dine arbejdsopgaver?
Hvis ikke, så vil jeg kraftigt opfordre dig til at overveje, om du kunne have gavn af det.
Du kan sagtens starte med at lave én tjekliste eller én procedurebeskrivelse i dag. Det behøver ikke være et valg mellem alt eller intet! Du kan sagtens starte i det små. Og så langsomt øge antallet hen over tid i takt med at du udfører de forskellige typer opgaver, som du gerne vil have procedurebeskrivelser for.
Hvis du fx udsender nyhedsbreve, så vil det være oplagt, at du tager dig lidt ekstra tid til at skrive en procedurebeskrivelse eller lave en tjekliste, næste gang du sidder med et nyhedsbrev.
Sådan gør du:
Lad være med at bruge alt for meget tid på tjeklisten eller procedurebeskrivelsen den første gang. Den behøver ikke være perfekt eller 100% komplet. Sørg blot for at få de vigtigste ting med. Du kan altid udvide og revidere tjeklisten løbende i takt med at du finder ekstra ting, der skal på listen – fx hvis der skete en fejl eller opstod et problem, som du kan forhindre i at opstå igen ved at tilføje et ekstra punkt på tjeklisten.
To afsluttende råd:
God fornøjelse!
PS: Hvis du kunne lide dette indlæg, så sørg for at læse opfølgningen, hvor jeg giver flere tip til at lave tjeklister og procedurebeskrivelser.
De seneste måneder har jeg øvet mig på at sove. Det lyder måske pudsigt, at det er noget, man er nødt til at øve sig på. Men lad mig forklare dig, hvordan det hænger sammen…
Hvis du gerne vil være mere effektiv og have mere overskud, så skal du overveje, om du holder nok pauser.
Alle de ovennævnte symptomer kan meget vel skyldes, at du ikke får holdt tilstrækkeligt med pauser i løbet af dagen.
Hvis du ikke holder pauser, så går det nemlig ud over din motivation, din beslutningskraft, din viljestyrke og din evne til at fokusere og til at få tingene gjort.