Er du en af dem, der har et uoverskueligt antal ubesvarede mails?
Hober dine mails sig op i større og større dynger i din indbakke?
Føler du dig tynget ned af mængden af mails, du er bagud med?
I så fald har jeg 3 teknikker, jeg vil anbefale: Continue reading 3 teknikker til at undgå at blive tynget ned af mængden af ubesvarede mails
For nogle uger siden snakkede jeg med en potentiel kunde, der undervejs i samtalen nævnte, at han ofte oplever at hans kollegaer svarer for hurtigt på e-mail.
Og jeg er helt enig med ham: Der er masser af mennesker, som svarer for hurtigt på deres e-mails.
Hvis du er en af dem, der svarer for hurtigt, så vil jeg opfordre dig til at holde op!
Ikke med at svare på e-mails, men med at svare for hurtigt.
Men det kræver vist en uddybning og nogle præciseringer…
Dit første spørgsmål er sikkert: Hvad mener jeg med ”for hurtigt”? Hvordan kan det lade sig gøre at svare for hurtigt?? Er det ikke snarere en positiv ting, at svare på e-mails med det samme??
Det korte svar er: Det afhænger af, hvad du ellers sidder med.
Hvis du sidder med en vigtig opgave, så skal du lade være med at svare på mindre vigtige mails. Hvis du gør det, så går det ud over dit fokus og din koncentration, dvs. at det går ud over din evne til at få løst de vigtigere opgave hurtigt, effektivt og med god kvalitet.
Endnu bedre er det, hvis du helt lader være med at tjekke din mail, indtil du har en naturlig pause i arbejdet eller er færdig med de vigtigere opgaver.
Det kan godt være, at du tror, at du kan holde mange bolde i luften og at du føler dig handlekraftig, når du lynhurtigt får mails besvaret og ud af verden. Jeg skal være den første til at indrømme, at det kan være en fantastisk følelse. Men i mange situationer går det ud over din evne til at arbejde målrettet på dine vigtigere opgaver. Så du skal spørge dig selv, om din tilsyneladende handlekraft virkelig er dét værd – eller om det ville være bedre at få taget et godt ryk på de vigtigste opgaver og så tjekke mail senere.
Desuden: Hvis du venter med at svare, så vil du jævnligt opleve, at situationen løser sig selv.
Hvornår skal du lade være med at svare med det samme på mindre vigtige mails?
Hvornår er det OK at svare på mindre vigtige mails?
Hvad kan du gøre for at ændre dette mønster?
God arbejdslyst – forhåbentlig med mere ro og fokus end tidligere…
Hvad laver du lige nu?
Sidder du med din indbakke åben? Eller har du lige læst en mail, der tikkede ind på din telefon?
Hvis du skal være helt ærlig, bruger du så for meget tid og energi på din e-mail?
Er der nogle dage, hvor e-mail fuldstændig har overtaget din arbejdsdag?
Er det en daglig kamp at forsøge at nå alle dine andre, vigtige opgaver? Og når du så endelig finder tid til dem, så er du så udmattet, at du ikke kan overskue dem? Eller du ender med at blive distraheret af nye mails, der tikker ind?
Sådan behøver det ikke være.
Men det kræver, at du begynder at tage kontrol over, hvornår og hvor ofte du tjekker e-mail. Continue reading Tager e-mails fokus og energi fra dine vigtigere opgaver?
Det er med glæde og stolthed, at jeg kan annoncere, at jeg nu også blogger på KRÆS bloggen og at mit første indlæg blev publiceret i går:
http://kraes.e-conomic.dk/2-tip-til-minimere-forstyrrelser-fra-e-mail/
KRÆS bloggen har som mål at give selvstændige erhvervsdrivende rådgivning, inspiration og støtte. Bloggen drives af e-conomic, som laver et fantastisk online regnskabsprogram (jeg er en glad kunde hos dem, men får hverken penge for at blogge eller promovere dem, så du behøver ikke være bekymret for, at der er tale om skjult reklame…)
Føler du dig overvældet over den konstante strøm af nye emails i din indbakke? Bliver du nemt distraheret og mister dit fokus?
Hvis du bruger gmail, så vil jeg anbefale, at du prøver Inbox Pause. Det er en udvidelse til gmail, der kan hjælpe dig med at få kontrol over din indbakke.
Jeg har i lang tid været en stor fan af “Offline”-funktionen i Outlook. Offline-funktionen i Outlook lader dig kontrollere, hvornår du ønsker at nye emails skal dukke op i din indbakke – og hvornår du har brug for fred og ro. Det smarte er, at du stadig kan arbejde med de emails, du allerede har modtaget, og at du kan skrive nye emails mens Outlook er sat til offline-tilstand. Og når du er klar til det, kan du sætte Outlook tilbage i online-tilstand og lade programmet hente nye mails. At arbejde på denne måde gør det meget nemmere at fokusere på opgaverne, du er i gang med, og reducerer antallet af distraktioner.
Men nu om dage er jeg selvstændig og for tiden bruger jeg gmail som min email-klient. Og jeg kunne ikke finde en måde at sætte gmail offline, som virkede ordentligt for mig.
Taaaadaaaa – Inbox Pause er blevet min redning! Og det bedste er, at det er gratis. Continue reading Sådan går du offline i gmail vha. “Inbox Pause”
For et par uger siden talte jeg med en ven, der klagede over, at hun often bliver distraheret af nyhedsbreve og andre e-mails med lav prioritet.
Kender du den følelse?
Hvis ja, så kan du sandsynligvis have gavn af at tilføje filtre i dit e-mailprogram for at holde din indbakke fri for denne slags mails.
Nedenfor finder du 3 ideer til ting, du bør holde væk fra din indbakke. Continue reading 3 ideer til ting, du bør holde væk fra din indbakke ved hjælp af e-mail filtre