I mit forrige blogindlæg gav jeg 10 gode grunde til at bruge tjeklister og procedurebeskrivelser.

Dagens indlæg bygger videre på emnet og forklarer, hvornår det kan betale sig at lave tjeklister/procedurebeskrivelser – og giver en række eksempler på mine egne tjeklister og procedurebeskrivelser.

Hvornår kan det betale sig at lave en tjekliste/procedurebeskrivelse for en opgave?

Brug følgende tjekliste, når du skal finde ud af, hvilke af dine opgaver, det kan betale at lave tjeklister eller procedurebeskrivelser for:

• Hyppighed: Udfører du opgaven så tilpas sjældent, at du har svært ved at huske, hvordan det nu lige er, du gør det?
• Sværhedsgrad: Er opgaven svær at udføre korrekt? Er du tilbøjelig til at lave fejl undervejs?
• Kompleksitet: Har opgaven så mange trin, at du har svært ved at huske dem alle? Glemmer du tit nogle af dem?Eller skal de udføres i en helt specifik rækkefølge?
• Har fejl i udførelsen alvorlige konsekvenser?
• Skal opgaven på sigt uddelegeres?

Hvis du har svaret JA til mindst et af ovenstående udsagn, så kan du med fordel lave en tjekliste eller en procedurebeskrivelse for den pågældende opgave.

Eksempler på nogle af mine egne tjeklister og procedurebeskrivelser

Lige siden jeg startede som selvstændig, har jeg været flittig til at oprette tjeklister og procedurebeskrivelser, når jeg syntes, det gav mening.

Her er nogle eksempler fra mit firma, som du kan bruge til inspiration:

• En tjekliste for administrationsopgaver, der skal udføres hver uge
• En procedurebeskrivelse af, hvordan jeg opretter nye kunder og varer i mit bogføringsprogram, udsender fakturaer og hvordan jeg bogfører indbetalinger fra kunder
• En beskrivelse af, hvordan jeg samler og organiserer alle andre bilag, før jeg giver dem til min bogholder
• En tjekliste til at skrive og udsende mine nyhedsbreve
• En tjekliste til ting, jeg skal huske at gøre før/under/efter at jeg afholder workshops
• En procedurebeskrivelse til at planlægge, annoncere og afholde fyraftensarrangementer
• En række procedurebeskrivelser relateret til mit website. Fx hvordan jeg skalerer og tilpasser billederne på siden med referencer, og hvordan jeg gendanner sitet fra den ugentlige backup (hvilket jeg håber aldrig bliver relevant, men det var godt at få beskrevet, for det er ikke helt ukompliceret).
• En tjekliste, som jeg bruger når jeg laver indlæg til KRÆS bloggen

Disse tjeklister og procedurebeskrivelser har reddet mig mere end én gang, hvor jeg ikke lige kunne huske, hvordan jeg skulle udføre en bestemt type opgave.

Tjeklister kan ændre din opfattelse af opgaverner

Desuden har det haft en anden interessant sidegevinst for mig at lave tjeklister. Da jeg overvejede at starte som selvstændig forestillede jeg mig, at udførelse af administrationsopgaver ville være et nødvendigt onde.

Men administrationsopgaverne er blevet noget, jeg er kommet til at holde af og ligefrem ser frem til at lave. Dels fordi jeg har sat tid af til at gøre det på en fast ugedag, så det kommer ikke til at fylde for meget i løbet af ugen. Dels fordi jeg har lavet en detaljeret beskrivelse af, præcis hvilke opgaver jeg skal udføre hver uge (kombineret med et system til at holde styr på emails, regninger osv. som skal håndteres). Så jeg ved præcis, hvad jeg skal gøre, og jeg er ikke bange for at lave fejl eller glemme noget. Og det gør alt sammen, at jeg føler mig professionel og at jeg føler, at jeg får udrettet en masse på kort tid.

Så jeg kan kun gentage min opfordring: Hvis du ikke allerede laver tjeklister, så vil jeg kraftigt opfordre dig til at begynde at gøre det.

God fornøjelse!

Bruger du tjeklister og/eller procedurebeskrivelser, når du skal udføre dine arbejdsopgaver?

Hvis ikke, så vil jeg kraftigt opfordre dig til at overveje, om du kunne have gavn af det.

10 gode grunde til at bruge tjeklister og procedurebeskrivelser:

1. Du får det ud af hovedet! Når du beskrive dine processer, behøver du ikke gå rundt og huske dem i hovedet. Det kan aflaste din hukommelse.
2. Du sparer tid. Du vil tit opleve, at du kan udføre dine opgaver hurtigere, når du har beskrevet præcis, hvad du skal gøre. Især hvis der går lang tid mellem at du skal udføre den pågældende opgave.
3. Skræmmende opgaver bliver tit lidt mindre skræmmende, når du får beskrevet, præcis hvad du skal gøre. Det gælder især for svære eller komplekse opgaver, hvor du ellers nemt kunne glemme nogle vigtige trin undervejs.
4. Du vil typisk opleve mindre frygt, når du skal udføre opgaver, som ikke kan fortrydes eller hvor fejl har store konsekvenser. Det kan fx være hvis du skal udsende et nyhedsbrev eller hvis du skal sende et katalog til trykning.
5. Du laver færre fejl, når du trin-for-trin har beskrevet, hvordan du skal udføre en opgave, og alle de ting, du skal tjekke undervejs.
6. Det bliver nemmere at lære af dine fejl. Hvis du alligevel laver en fejl eller der opstår et problem undervejs, så brug lidt tid på at overveje, hvordan du kan udbygge eller ændre din tjekliste eller procedurebeskrivelse for at forhindre, at det sker igen en anden gang.
7. Du øger kvaliteten af dit arbejde. Når du laver færre fejl og når du ved præcis, hvordan dine opgaver skal udføres, medfører det i de fleste tilfælde, at du leverer arbejde af højere kvalitet.
8. Andre vil tit opleve dig som mere professionel når du laver færre fejl og levere højere kvalitet.
9. Det kan være med til at øge din selvtillid når du ved, at du har fuldstændig styr på, hvordan dine opgaver skal udføres.
10. Du får nemmere ved at uddelegere. Når du har dokumenteret, hvordan du udfører en bestemt opgave, bliver det nemmere for dig at uddelegere opgaven til andre.

Sådan kommer du i gang med at lave tjeklister

Du kan sagtens starte med at lave én tjekliste eller én procedurebeskrivelse i dag. Det behøver ikke være et valg mellem alt eller intet! Du kan sagtens starte i det små. Og så langsomt øge antallet hen over tid i takt med at du udfører de forskellige typer opgaver, som du gerne vil have procedurebeskrivelser for.

Hvis du fx udsender nyhedsbreve, så vil det være oplagt, at du tager dig lidt ekstra tid til at skrive en procedurebeskrivelse eller lave en tjekliste, næste gang du sidder med et nyhedsbrev.

Sådan gør du: 

• Skriv de overordnede trin ned, så du er sikker på at få alle detaljerne med. Du kan med fordel skrive det første udkast sideløbende med, at du udfører opgaven.
• Beskriv undervejs alle de små og store ting, du skal gøre eller tjekke, når du udfører opgaven. Det kan fx være at sørge for at indholdet er godkendt, tjekke formatteringen, tjekke at alle links virker, osv. osv.
• Det er også en god idé at skrive små noter til dig selv. Fx noter om, at I bruger H2 tags til underoverskrifter, at billeder skal være 250 pixels brede og have en venstremargin på 10 pixels, osv. osv.
• Gem tjeklisten et sted, hvor du kan finde den igen (og med et beskrivende navn).

Lad være med at bruge alt for meget tid på tjeklisten eller procedurebeskrivelsen den første gang. Den behøver ikke være perfekt eller 100% komplet. Sørg blot for at få de vigtigste ting med. Du kan altid udvide og revidere tjeklisten løbende i takt med at du finder ekstra ting, der skal på listen – fx hvis der skete en fejl eller opstod et problem, som du kan forhindre i at opstå igen ved at tilføje et ekstra punkt på tjeklisten.

To afsluttende råd:

• Husk at bruge tjeklisten/procedurebeskrivelsen fremover, når du skal udføre den pågældende opgave.
• Husk at opdatere listen, hvis du finder ud af at der mangler noget på den eller ikke længere er aktuelt.

God fornøjelse!

PS: Hvis du kunne lide dette indlæg, så sørg for at læse opfølgningen, hvor jeg giver flere tip til at lave tjeklister og procedurebeskrivelser.