For nogle uger siden snakkede jeg med en potentiel kunde, der undervejs i samtalen nævnte, at han ofte oplever at hans kollegaer svarer for hurtigt på e-mail.

Og jeg er helt enig med ham: Der er masser af mennesker, som svarer for hurtigt på deres e-mails.

Hvis du er en af dem, der svarer for hurtigt, så vil jeg opfordre dig til at holde op!
Ikke med at svare på e-mails, men med at svare for hurtigt.

Men det kræver vist en uddybning og nogle præciseringer…

Dit første spørgsmål er sikkert: Hvad mener jeg med ”for hurtigt”? Hvordan kan det lade sig gøre at svare for hurtigt?? Er det ikke snarere en positiv ting, at svare på e-mails med det samme??

Det korte svar er: Det afhænger af, hvad du ellers sidder med.

Hvis du sidder med en vigtig opgave, så skal du lade være med at svare på mindre vigtige mails. Hvis du gør det, så går det ud over dit fokus og din koncentration, dvs. at det går ud over din evne til at få løst de vigtigere opgave hurtigt, effektivt og med god kvalitet.

Endnu bedre er det, hvis du helt lader være med at tjekke din mail, indtil du har en naturlig pause i arbejdet eller er færdig med de vigtigere opgaver.

Det kan godt være, at du tror, at du kan holde mange bolde i luften og at du føler dig handlekraftig, når du lynhurtigt får mails besvaret og ud af verden. Jeg skal være den første til at indrømme, at det kan være en fantastisk følelse. Men i mange situationer går det ud over din evne til at arbejde målrettet på dine vigtigere opgaver. Så du skal spørge dig selv, om din tilsyneladende handlekraft virkelig er dét værd – eller om det ville være bedre at få taget et godt ryk på de vigtigste opgaver og så tjekke mail senere.

Desuden: Hvis du venter med at svare, så vil du jævnligt opleve, at situationen løser sig selv.

Sammenfatning

Hvornår skal du lade være med at svare med det samme på mindre vigtige mails?

• Når du egentlig burde arbejde på en vigtigere opgave.
• Når det vil tage over 2 minutter at svare.
• Når det vil tage tid og fokus fra dine kerneopgaver.

Hvornår er det OK at svare på mindre vigtige mails?

• Hvis du har en naturlig pause i arbejdet eller har afsluttet dine vigtigste opgaver, så er det selvfølgelig helt fint at tjekke mails og svare på mindre vigtige mails.

Hvad kan du gøre for at ændre dette mønster?

• Slå notifikationer fra, så du ikke bliver forstyrret af mails, der tikker ind.
• Lad være med konstant at tjekke mails. Det gælder både på din computer og din mobil.
• Luk din mail eller sæt den på offline, når du arbejde på vigtige opgaver.
• Når du tjekker mails, så svar straks på alle mails, der tager under 2 minutter at besvare. Vent med at svare på resten, især de mindre vigtige e-mails.

God arbejdslyst – forhåbentlig med mere ro og fokus end tidligere…