I mit forrige blogindlæg gav jeg 10 gode grunde til at bruge tjeklister og procedurebeskrivelser.

Dagens indlæg bygger videre på emnet og forklarer, hvornår det kan betale sig at lave tjeklister/procedurebeskrivelser – og giver en række eksempler på mine egne tjeklister og procedurebeskrivelser.

Hvornår kan det betale sig at lave en tjekliste/procedurebeskrivelse for en opgave?

Brug følgende tjekliste, når du skal finde ud af, hvilke af dine opgaver, det kan betale at lave tjeklister eller procedurebeskrivelser for:

• Hyppighed: Udfører du opgaven så tilpas sjældent, at du har svært ved at huske, hvordan det nu lige er, du gør det?
• Sværhedsgrad: Er opgaven svær at udføre korrekt? Er du tilbøjelig til at lave fejl undervejs?
• Kompleksitet: Har opgaven så mange trin, at du har svært ved at huske dem alle? Glemmer du tit nogle af dem?Eller skal de udføres i en helt specifik rækkefølge?
• Har fejl i udførelsen alvorlige konsekvenser?
• Skal opgaven på sigt uddelegeres?

Hvis du har svaret JA til mindst et af ovenstående udsagn, så kan du med fordel lave en tjekliste eller en procedurebeskrivelse for den pågældende opgave.

Eksempler på nogle af mine egne tjeklister og procedurebeskrivelser

Lige siden jeg startede som selvstændig, har jeg været flittig til at oprette tjeklister og procedurebeskrivelser, når jeg syntes, det gav mening.

Her er nogle eksempler fra mit firma, som du kan bruge til inspiration:

• En tjekliste for administrationsopgaver, der skal udføres hver uge
• En procedurebeskrivelse af, hvordan jeg opretter nye kunder og varer i mit bogføringsprogram, udsender fakturaer og hvordan jeg bogfører indbetalinger fra kunder
• En beskrivelse af, hvordan jeg samler og organiserer alle andre bilag, før jeg giver dem til min bogholder
• En tjekliste til at skrive og udsende mine nyhedsbreve
• En tjekliste til ting, jeg skal huske at gøre før/under/efter at jeg afholder workshops
• En procedurebeskrivelse til at planlægge, annoncere og afholde fyraftensarrangementer
• En række procedurebeskrivelser relateret til mit website. Fx hvordan jeg skalerer og tilpasser billederne på siden med referencer, og hvordan jeg gendanner sitet fra den ugentlige backup (hvilket jeg håber aldrig bliver relevant, men det var godt at få beskrevet, for det er ikke helt ukompliceret).
• En tjekliste, som jeg bruger når jeg laver indlæg til KRÆS bloggen

Disse tjeklister og procedurebeskrivelser har reddet mig mere end én gang, hvor jeg ikke lige kunne huske, hvordan jeg skulle udføre en bestemt type opgave.

Tjeklister kan ændre din opfattelse af opgaverner

Desuden har det haft en anden interessant sidegevinst for mig at lave tjeklister. Da jeg overvejede at starte som selvstændig forestillede jeg mig, at udførelse af administrationsopgaver ville være et nødvendigt onde.

Men administrationsopgaverne er blevet noget, jeg er kommet til at holde af og ligefrem ser frem til at lave. Dels fordi jeg har sat tid af til at gøre det på en fast ugedag, så det kommer ikke til at fylde for meget i løbet af ugen. Dels fordi jeg har lavet en detaljeret beskrivelse af, præcis hvilke opgaver jeg skal udføre hver uge (kombineret med et system til at holde styr på emails, regninger osv. som skal håndteres). Så jeg ved præcis, hvad jeg skal gøre, og jeg er ikke bange for at lave fejl eller glemme noget. Og det gør alt sammen, at jeg føler mig professionel og at jeg føler, at jeg får udrettet en masse på kort tid.

Så jeg kan kun gentage min opfordring: Hvis du ikke allerede laver tjeklister, så vil jeg kraftigt opfordre dig til at begynde at gøre det.

God fornøjelse!