“Jeg har en temmelig overfyldt indbakke. Hvordan får man ryddet op i sit gamle rod?”

Sådan lød et af spørgsmålene, da jeg for et par dage siden afholdt et af mine populære webinars om effektive mailvaner.

Og det er et rigtig godt spørgsmål… For én ting er at være topmotiveret til at tage fat på nogle nye og bedre mailvaner. En anden ting er, hvordan man kan komme i bund og starte på en frisk, hvis man allerede har en overfyldt og uoverskuelig indbakke.

Nedenfor præsenterer jeg to strategier, som du kan anvende.

Strategi #1: Træk en streg i sandet

Hvis din indbakke er så overfyldt, at du ikke har nogen jordisk chance for at få ryddet op i den, så anbefaler jeg, at du tager en dyb indånding og trækker en streg i sandet.

Du skal simpelthen oprette en ny folder og flytte ALLE mails fra din indbakke over i den nye folder. Den nye folder kan du passende kalde “Gl. indbakke” eller “Mit tidligere e-mail liv” – eller hvad du nu synes, der giver mening.

Hvis det virker alt for skræmmende, så overvej evt. kun at flytte alt det, der er ældre end 1 uge. Eller 2 uger. Eller skim lynhurtigt ned over dine mails og fisk dem ud, som du ved er vigtige. Men pas på, at du ikke bliver for ambitiøs og lader alt for mange  mails blive  i din indbakke. For så er du lige vidt – du vil stadig have en overfyldt indbakke, og jeg kan næsten garantere dig for, at du ikke får gjort noget ved alle de gamle mails.

Når du anvender denne metode, kan du sagtens opleve, at der er folk som vender tilbage til dig fordi du ikke har svaret på en mail. Det kan føles ubehageligt. Men hvis du frygter det, så lad det ikke afholde dig fra at afprøve metoden. For prøv en gang at overveje: Er det anderledes end hvad der sker i dag? Mit gæt er, at du med din bugnende indbakke allerede i dag misser nogle mails, hvor folk rykker dig for svar. Så det er ikke anderledes, selv om du tømmer din indbakke – det giver dig bare et pusterum og en mulighed for at starte på en frisk.

Strategi #2: Fokuser på processen og tag en lille omgang oprydning hver dag

En anden metode til oprydning er at afsætte en lille smule tid til oprydning i gamle mails hver dag.

Det kan være 5-10 minutter eller så lidt som 2 minutter. Nogle dage kan du måske endda bruge længere tid på det.

Det vigtige er ikke, hvor lang tid du bruger hver dag. Det vigtige er at du HVER dag nedbringer antallet af e-mails i indbakke en lille smule. Men lad være med at hænge dig i antallet af mails, med mindre det motiverer dig at se det gå ned. For til at starte med kan du måske få et stort antal “nemme” mails slettet eller ekspederet, men som tiden går er der måske flest “svære” eller tidskrævende e-mails tilbage.

Så lad være med at fokusere på, hvor mange mails du får ryddet op i. Hvis blot du tager et lille ryk hver dag, så vil du før eller siden komme i bund – uanset om det tager dig 2 uger, 1 måned eller et halvt år.

BONUSTIP: Kombinér de 2 strategier

Du kan sagtens kombinere de 2 strategier. Dvs. flytte alle de gamle mails over i en ny folder. Og så efterfølgende bruge et par minutter hver dag på at rydde op i folderen, så du langsomt nedbringer antallet af gamle emails.

Men hvis du gør det, så sørg for, at du altid har håndteret alle de nye mails, der er kommet ind i din almindelige indbakke, før du rydder op i gamle mails. Ellers risikerer du nemt, at din indbakke endnu en gang begynder at sande til og blive overfyldt. Og så er du lige vidt. Hvis du står i den situation, så er det bedre at give slip på drømmen om nogensinde at få ryddet op i de gamle mails og udelukkende koncentrere dig om at holde dig oven vande i forhold til de nyeste mails.
P.S.: Savner du input til bedre mailvaner, så du kan få mere ro og overblik og blive bedre til at minimere distraktioner? Så hop med på mit gratis webinar om effektive mailvaner.

God fornøjelse!